Papir je brez dvoma zelo omejen medij, saj so informacije na papirju težko dostopne in jih težko poiščemo, zbiramo lahko samo omejene podatke, papir lahko izgubimo in s tem tudi vse informacije, zbrane na listu papirja. Poleg tega poslovne digitalne aplikacije in digitalno poslovanje postajajo čedalje bolj pomembni v našem vsakdanjem življenju. Zaradi tega je že veliko podjetij spoznalo, da uvedba digitalnih obrazcev v poslovnih procesih izboljša kvaliteto podatkov in pohitri delovne procese.

Ena od ključnih ugotovitev članka Wildlife Research je, da so z vpeljavo digitalnega zbiranja podatkov za 89 odstotkov poenostavili to opravilo in ocenili, da so se njihovi skupni stroški v primerjavi z običajnimi metodami, s papirnatimi obrazci, zmanjšali za skupno 37.523,60 EUR.

Najprej pa si podrobno poglejmo, katere so konkretne koristi, ki jih digitalni obrazci prinašajo v poslovne procese.

1. Prihranek denarja in časa

Veliko podjetij še vedno zbira podatke na zamuden način. Terenski delavci ves dan izpolnjujejo podatke, po koncu delovnega dne (lahko tudi delovnega tedna ali meseca!) pa odnesejo dokumentacijo v pisarno. To administrativni delavci več ur ali dni prepisujejo v obstoječe sisteme. To zamudno opravilo lahko vzame kar nekaj časa, katerega bi lahko vložili v odnose s strankami ali druge poslovne procese.

S ponovnim vnosom podatkov v elektronsko različico se posledično podaljšajo postopki izdajanja računov. Kar pa se ne zgodi, če zamenjate papirnate obrazce z digitalnimi.

Ne glede na to, ali ste manjše podjetje ali velika korporacija, je optimalni izkoristek proračuna vedno pomembna tema. Zamenjava papirnih obrazcev z digitalnimi vam bo hkrati zmanjšala stroške za nakup tonerjev, papirja, kartuš, tiskalnikov in vzdrževanja tiskalnikov.

2. Dodatne možnosti pri zbiranju podatkov

Digitalni obrazci ponujajo ogromno dodatnih možnosti pri zbiranju podatkov. Dodatne funkcije so med drugim tudi zajem fotografije, črtne kode ali GPS lokacije. Bi radi dokaz, da je bila storitev opravljena? To vam omogoča funkcionalnost za zbiranje elektronskih podpisov.

Z digitalnimi obrazci lahko podatke hitro in učinkovito organizirate v različne skupine in jih kasneje izvozite v Excelovo datoteko, kar omogoča dober pregled nad podatki, zbranimi in shranjenimi v aplikaciji – vse na enem mestu. Ko želite narediti spremembo na obrazcu, lahko preprosto dodate novo polje, podpis, spustni meni, ipd. – ali na kakršenkoli drug način spremenite svoje obrazce v trenutku, brez vključevanja drugih, zunanjih ponudnikov in brez dodatnih stroškov.

3. Kvalitetni podatki, vidni v realnem času

Podatki so takoj po zajemu digitalizirani, shranijo se v sistem in so pripravljeni za nadaljnjo obdelavo, ne glede na to ali je račun izdan na podlagi storitvenega naloga ali pri reklamacijskem postopku po vloženi zahtevi kupca za reklamacijo.

Po drugi strani pa vam podatki na papirju ne povedo ničesar o tem, kaj se dogaja v realnem času.

Poleg tega pri vnosu podatkov prek digitalnih obrazcev ni napak, s čimer prihranite čas  za njihovo ugotavljanje in odpravljanje.

4. Takojšen dostop do podatkov in sledljivost

Ste kdaj iskali podatke, morda na terenu ali pri stranki, daleč od vaše pisarne, in niste mogli dokončati naloge? To se ne bo nikoli več ponovilo, saj so vaši digitalni obrazci shranjeni v oblaku in tako imate vi in vaša ekipa na terenu takojšen dostop do podatkov.

Vaša baza podatkov bo s tem vsebovala točne in pravilne podatke. Vaša komunikacija je lahko z digitalnimi obrazci učinkovitejša, enako tudi vaše delo.

5. Vaš prispevek k trajnosti okolja

Po podatkih Mednarodnega inštituta za trajnostni razvoj je v zadnjih dveh desetletjih 20. stoletja hitro krčenje gozdov terjalo svoj davek – letno se poseka približno 15 milijonov hektarjev gozdov, večinoma v tropskem svetu. V nekaterih državah je gozd praktično izginil.

Po drugi strani zavrženi papir in karton prestavljata približno 26 % (ali 67 milijonov ton) od 258 milijonov ton vseh trdnih komunalnih odpadkov, nastalih v letu 2014, in več kot 14 % od 136 milijonov ton vseh trdnih komunalnih odpadkov, ki so končali na odlagališčih v letu 2014. Digitalizacija pomaga pri zmanjševanju količine papirja.

Obstaja več razlogov, zakaj bi vaše podjetje lahko uporabljalo digitalne obrazce – tukaj smo omenili le nekaj najpomembnejših. Če želite izvedeti več o koristih, ki jih digitalni obrazci prinesejo v vaše poslovne procese, se obrnite na našo ekipo Mightyfields.

Ste že začeli s procesom digitalizacije? Preberite članek o hitrih smernicah za uspešno izvedbo projekta digitalizacije.

 

digitalni obrazci