Mnoga podjetja še vedno uporabljajo delovne naloge na papirju, ki se lahko hitro izgubijo, založijo, vzamejo veliko časa med izpolnjevanjem in z zamudo prispejo na lokacijo, ki je običajno pisarna.

Tako imamo veliko papirnih obrazcev, izpolnjenih in polnih podatkov. In recimo, da moramo izdati račun. Predstavljate si, da imate 100 izpolnjenih obrazcev, ki jih morate vnesti v sistem za izdajo računov. Potrebnih bo nekaj dni, da ena oseba opravi vse to delo.

Sedaj pa si predstavljajte, da imate lahko namesto vsega tega tipkanja vse te podatke že v sistemu. Takoj po izpolnitvi na mobilni napravi so ti že v vaši pisarni, v realnem času. Da, vemo, da se to sliši odlično – in to je lahko tudi vaša realnost.

Hitro ustvarite delovni nalog in še hitreje naredite spremembe

Delovni nalog lahko ustvarite kadarkoli, brez programiranja, z uporabo pogojne logike ter z vleci in spusti funkcionalnostjo. Zelo verjetno vas bo kreiranje obrazcev spomnilo na vašo najljubšo otroško igro – LEGO.

Vaš postopek zbiranja podatkov se lahko spremeni zelo hitro, saj lahko enostaven obrazec ustvarite že v nekaj minutah. Enako hitro in enostavno lahko uvedete tudi spremembe, ki jih je potrebno narediti na dokumentu.

Digitalizacija papirnih obrazcev in podatkov bo prinesla pregled nad vašimi poslovnimi procesi – in to v realnem času. Takoj boste videli vse zaprte delovne naloge, vendar se boste lahko še vedno odločili, ali jih poslati po e-pošti ali dodeliti naprej drugemu uporabniku.

Organiziranje izpolnjenih obrazcev in nadaljnja analiza sta izredno enostavni, enako tudi izvoz teh podatkov, ki jih omogoča operacija z enim samim klikom – in »voila« že imate datoteko .csv, ki jo lahko uvozite v drug sistem. Če želite avtomatizirati izmenjavo podatkov med sistemi, lahko to enostavno storite tudi z gumbom API.

Dodatne možnosti, ki bodo spremenile vaš način dela

Digitalne obrazce lahko uporabite za delovne naloge, poročila o opravljenem servisnem delu ali poročila o reklamacijskem postopku. Z delovnim nalogom lahko zajamete informacije o strankah in opravilih, služi pa kot povzetek o opravljenem delu in materialih, ki so bili uporabljeni za opravljeno delo na terenu ali v skladišču.

Z uporabo pogojne logike, spustnih menijev in drugih dodatnih funkcionalnosti lahko ustvarite digitalne obrazce, ki jim lahko rečete tudi pametni obrazci, ter delovne naloge, katere neposredno pošljete svojim delavcem na terenu, ne da bi ti prišli v pisarno, kar bo izboljšalo delovne procese vaše organizacije ter pospešilo servisne in druge storitvene postopke na terenu.

S platformo Mightyfields lahko zajamete digitalne podpise vaših strank, ki se izpišejo na poročilu, katerega stranka prejme prek e-pošte. Z lahkoto lahko zajamete fotografijo opravljenega dela ali črtno kodo, ki služi kot dokazilo o opravljenem delu. S tem, ko se bodo digitalni obrazci in procesi pohitrili, se bo izboljšala tudi vaša verodostojnost v očeh stranke, saj bodo vedno na tekočem z vsemi informacijami.

Preberite več o tem, katere koristi prinaša vpeljava digitalnih obrazcev v vaše poslovne procese.