Odkar je pandemija COVID-19 zajela svet, posamezne države pa so na svojih ozemljih uvedle omejitve gibanja, so morala podjetja svoje poslovanje hitro prilagoditi tako z vidika zaposlenih kot strank.

Fizično distanciranje, zmanjšanje nenujnih opravkov in omejevanje stikov so temeljnega pomena pri varovanju zdravja ljudi, obenem pa predstavljajo ključen izziv podjetjem, kako še naprej dosegati stranke in izpolnjevati njihova pričakovanja.  Kaj še lahko storimo, da poleg omejevanja stikov na najmanjšo možno raven zaposlene, stranke in širšo javnost zaščitimo pred širjenjem virusa, in kako to doseči?

V tem članku bomo obravnavali možnosti, kako to tveganje zmanjšati z uporabo digitalnih platform za zbiranje podatkov in upravljanje dejavnosti pri vsakdanjem delu. Poleg tega bomo predstavili najočitnejše prednosti uporabe teh platform.

Do svojih strank se vedite odgovorno – naj bodo vaše storitve brezpapirne

Samodejno poročanje ni samo učinkovito in praktično – je še veliko več. Po dodelitvi naloge se lahko pošljejo samodejna poročila, ki opomnijo stranko oziroma nadrejenega. Prav tako se lahko poročila pošljejo samodejno po opravljeni nalogi na terenu, in sicer na enega ali več e-poštnih naslovov (npr. stranki ali nadzorniku v primeru težav). Samodejno poročanje prihrani čas vsem vpletenim, saj ni potrebe po fizičnem stiku ali papirnih poročilih.

Poskrbite za zdravje svoje ekipe – naj dela (skoraj) v celoti na daljavo

Z uvedbo digitalnih platform ne boste le zmanjšali stikov med zaposlenimi in strankami, temveč tudi neposredne stike med zaposlenimi. Če uporabljate MightyFields, ni potrebno, da so delavci v pisarni, da bi prevzeli naloge ali prejeli navodila zanje. Prejemali bodo neposredna obvestila na svoje mobilne naprave!

Zagotovite splošen pregled poslovanja

Manj stikov ne pomeni nujno, da boste imeli slabši pregled poslovanja vašega podjetja – dejansko se lahko izkaže ravno obratno – v vsakem trenutku boste vedeli, ali je vaš zaposleni nalogo že začel oziroma končal. Poleg tega se za vsako nalogo zabeležijo časovni delovni čas n lokacije. Dejansko je tako preprosto.

V dobi COVID-19 se načrti spreminjajo vsako uro – omogočite svoji ekipi preprosto določanje nadomestnih terminov

V tem negotovem času so se odsotnosti zaposlenih povečale. Morda so bili nekateri vaši zaposleni zaradi COVID-19 že v samoizolaciji. Platforma MightyFields poenostavi tudi prerazporejanje nalog odsotnih delavcev – to lahko stori delavec sam iz svoje mobilne naprave ali dispečer z uporabo orodja Scheduler. Najpomembneje je, da je vse to mogoče, ne da bi se morali zaposleni zglasiti v pisarni ali se osebno sestati s svojimi nadrejenimi.

Najvišja cena, ki jo lahko plačate, je nezadovoljna stranka

V napetih časih, kot je trenutna pandemija COVID-19, bodo nekatera podjetja zavoljo četrtletne donosnosti skušala znižati stroške. Poleg tega se lahko na vodstveni ravni pojavi zmotno prepričanje, da je zaradi manjšega obsega dejavnosti tudi manj potreb po vzdrževanju. Vendar je ta pristop kratkoviden in postavlja podjetje v položaj, ko ga lahko ogrozita zmeda in neuspeh. Zato še naprej vzdržujte svoje naprave ter obveščajte stranke o pomembnosti vzdrževanja in tem, kako drage so lahko okvare.

Modul Scheduler vam bo pomagal določiti nadomestne termine za vse zamujene sestanke, ki so posledica omejitev gibanja in drugih vladnih ukrepov

Vodstvo se lahko odloči za zniževanje stroškov, kar lahko povzroči, da servisna podjetja zabeležijo upad opravljenih servisnih storitev, zlasti v okviru rednega vzdrževanja, ki ni del garancij ali predmet pogodb. Nekatere že dogovorjene naloge se preprosto prelagajo na poznejše termine. Scheduler, naša platforma za upravljanje nalog, lahko olajša razporejanje nalog in skrbi za boljšo organiziranost, obenem pa vam omogoča, da stranki pošljete obvestilo o svojem prihodu.

In nenazadnje – svoji ekipi nudite tudi čustveno oporo

Pandemija je pri zaposlenih povzročila tudi veliko motečega čustvenega stresa, zato je nujna premišljena, jasna in preprosta komunikacija. Za krepitev zaupanja je odkritost pomembnejša od karizmatičnosti, vodje na vseh ravneh pa so lahko vzor empatije in odprtosti. Ljudje si pri premagovanju krize želimo močnejših vezi, zato je zdaj pravi čas, da vodje oblikujejo vizijo, ki daje pomen delu, ki ga podjetje opravlja, in opredeljuje cilje za prihodnost, ki jih želi doseči.

Sklep

V tem izjemno turbulentnem obdobju je postalo jasno, da so se podjetja, ki so že pred izbruhom COVID-19 vlagala v digitalno preobrazbo, veliko bolje odzvala na novo realnost. Poleg tega lahko opazimo trend vse večje uporabe tehnologije in dejstvo, da so naložbene odločitve v ospredju, ko gre za prednostne naloge z vidika odločevalcev. Podjetja morajo sprejemati bolj informirane in hitrejše odločitve, se osredotočati na avtomatizacijo, ocenjevanje in blažitev tveganj v realnem času, nenehno zagotavljanje vrednosti ter prožno oblikovanje strategij. In s tem ne smejo prav nič odlašati.

brezpapirno digitalizacija terenski procesi