Podpora tehnikov na terenu za zagotavljanje najboljše izkušnje za najemnike 

Woonhaven je podjetje za socialna stanovanja iz Belgije z več kot 280 zaposlenimi. Z vzdrževanjem in prenovo več kot 18.000 nepremičnin zagotavljajo kakovostne in cenovno ugodne domove za svoje najemnike. 

Izzivi

Nerazpoložljivost ustreznih podatkov in zamudna administracija pri upravljanju objektov.

Pred uvedbo MightyFields, so v podjetju uporabljali papirnate obrazce za beleženje podatkov iz terenskih operacij. S takšnim pristopom ni bilo možno zabeležiti vseh  potrebnih podatkov in jih nemudoma imeti na voljo za podporo procesov in obveščanja svojih strank. Prav tako so z ročnim vnašanjem podatkov v svoje zaledne sisteme izgubili čas pri administraciji. 

Skupaj z internim procesom upravljanja sprememb so tehniki zelo hitro sprejeli MightyFields aplikacijo. Uporablja se ‘naravno’. Zaledni uporabniki so prav tako zelo zadovoljni z zmanjšanim administrativnim delom: nič več obdelave papirnih nalog. Zdaj se lahko osredotočijo na kakovostno delo!  
Jan Pieters, vodja IKT 

Rešitev

Digitalni obrazci in centralizacija podatkov, podprti s potekom dela. 

Konec leta 2021 je tehnični oddelek predstavil MightyFields. Od takrat ima vsak terenski  tehnik pri sebi tablico, kjer je celoten proces optimiziran z digitalnim obrazcem, podprt z vodenim potekom dela. To omogoča tehnikom, da pridobijo natančne in obvezne podatke o podrobnostih naloge pred zaključkom dela. Od opravljanja obveznih pregledov, fotografiranja in zbiranja podpisov strank do spremljanja časa, ki so ga porabili za delo. 

Tehniki sedaj lahko spremljajo, ali imajo vse potrebne materiale/dele, potrebne za dokončanje dela, tako da imajo v realnem času dostop do informacij, kateri materiali/deli so trenutno na voljo v njihovem vozilu. To jim omogoča dokončanje dela ob prvem obisku, brez potrebe po ponovnem obisku lokacije. 

Z integracijo MightyFields z notranjim sistemom ERP se podatki s terena takoj prenesejo in na osrednjo lokacijo in so na voljo vsem zainteresiranim deležnikom. Sedaj ni več zamudnih opravil, kot so, pretipkavanje, skeniranje ali pridobivanje informacij iz izgubljenih papirnatih obrazcev, kar ni le zamudno, ampak daje tudi prostor za napake in napačne podatke. 

Zaradi hitrih transakcij z zalogami, namesto čakanja na papirni nalog, so količine zalog v našem upravljanju skladišč natančnejše. Dodano vrednost imamo tudi na finančni strani: naročila se obravnavajo hitreje, po posegu, tako da so računi poslani veliko hitreje.  
Jan Pieters, vodja IKT 

Poslovne prednosti

Kakovostni podatki v realnem času - voden proces znotraj digitalnih obrazcev, ki preprečuje zbiranje napačnih ali manjkajočih podatkov, zajem fotografij/podpisov, sledenje časa, brez izgube papirnih obrazcev in podatki, ki so na voljo v realnem času. 

Manj administrativnega dela - samodejno ustvarjeni dokumenti (.PDF) in vsi podatki, se nemudoma prenesejo na eno osrednje mesto z ERP integracijo. 

Izboljšana uporabniška izkušnja - samodejno generirani dokumenti (.PDF) z opisom intervencij se pošljejo v poštni nabiralnik strank nemudoma po zaključku opravljenega dela. 

Učinkovito upravljanje zalog - beleženje delov in materiala, porabljenega pri intervenciji, za pregled razpoložljivosti zalog v realnem času. 

Trajnostno in stroškovno varčno delovanje – prehod iz papirnatih na digitalne obrazce prihrani veliko papirja in črnila.

Woonhaven je pokazal, da se lahko ekipe z optimizacijo procesov delovanja na terenu osredotočijo na svoje delo in uporabijo svoje temeljno strokovno znanje. S skrajšanjem časa za administracijo in dostopom do vseh potrebnih podatkov z enim klikom, so ekipe na terenu našle veliko vrednost uporabe MightyFields, saj si želijo strankam zagotoviti najboljšo izkušnjo.